Découvrez la mise à jour 4.29 du logiciel PROPRET®
PROPRET® vous ne pourrez plus vous en passer !
Notre équipe remercie l’ensemble de nos clients et contributeurs, c’est avant tout grâce à vous que PROPRET® poursuit son développement.
PROPRET® vous présente ses nouvelles fonctionnalités dans la mise à jour 4.29 : création d’un module complet de gestion documentaire, création d’un module complet de gestion des stocks, gain de temps dans la modification d’une vacation, nouveaux exports depuis l’export des données : le journal des ventes et la balance client…
Création d'un module complet de gestion documentaire
Vous souhaitez intégrer un document dans PROPRET® que vous voulez partager à un client, un agent, des collaborateurs, ou à tous vos clients ou tous vos agents ? Vous pouvez maintenant le faire. Vous pourrez y renseigner le nom du document, une date, l’agent ou le client concerné, une date d’expiration, le lier à un type de dossier (ex : dossier carte identité) et décider à qui vous partagez ce document.
Chaque document se retrouvera dans le dossier de l’agent ou du client que vous aurez sélectionné. Vous pourrez choisir de partager ou non ces documents.
Cette fonctionnalité vous permet de mettre à disposition de tous vos clients des documents généraux ou des documents concernant vos agents. Vous pouvez aussi donner un accès à certains agents à des documents concernant vos agents.
Création d'un module complet de gestion des stocks
Vous étiez nombreux à nous le demander, nous l’avons fait !
Afin de faciliter la gestion de vos stocks de matériel, tenues et véhicules, l’équipe PROPRET® a développé un module complet de gestion de stock.
Avant, vous aviez la possibilité de lister le matériel mis à disposition pour chaque agent et chaque site. Maintenant, vous pouvez :
- intégrer des références ou laisser le logiciel générer des codes de références,
- affecter chaque élément du stock à un agent ou à un site,
- avoir un vrai suivi des quantités affectées et restantes,
- mettre en place des alertes par e-mail lorsque vos stocks sont faibles,
- mettre en place des actions de suivi,
- utiliser des QR Codes générés automatiquement par PROPRET® pour avoir un détail sur chaque article,
- intégrer vos articles à vos devis/factures.
Vous pourrez ensuite activer des notifications de suivi des actions par e-mail, définir des types de références de stock et leur attribuer un code couleur, créer vos références et les affecter à un site ou un agent.
Planning : gain de temps dans la modification d'une vacation
Avant, cela prenait plus de temps de modifier les services d’une vacation que de la supprimer et la recréer ; mais ça c’était avant ! Aujourd’hui, vous avez une option accessible depuis les 3 petits points devant la vacation qui vous permet de modifier toute la vacation d’un coup. Ainsi, vous pouvez modifier les vacations quotidiennes du mois en une seule fois (au lieu de 30/31).
Nouveaux exports depuis l'export des données : le journal des ventes et la balance client
Depuis l’onglet Export des données, vous pouvez dès à présent générer le journal des ventes et la balance des comptes clients. Filtrez par client ou sélectionnez tous vos clients et choisissez la période souhaitée. Les documents sortiront sous format Excel que vous pourrez exploiter, imprimer ou enregistrer en PDF tel quel.
Terrain : configuration de la marge de retard de service + par site
Avant, un service était considéré “En retard” 5 minutes après l’heure de début de service. Maintenant, depuis les Paramètres de l’agence > Terrain > Main courante, vous pouvez configurer votre marge de retard afin de recevoir une alerte “Début de service en retard” selon vos souhaits. De plus, vous pouvez la configurer en négatif si vous souhaitez que vos agents fassent une prise de service avant l’heure planifiée. Vous serez donc prévenu du retard avant l’heure planifiée.
Affichage du temps de travail à la semaine sur le planning Agents
Vous pouvez afficher maintenant sur le Planning Agents en vue mois / semaine / journée, le total des heures hebdomadaires afin de voir vos dépassements et les heures manquantes.
Archivage des Clients et des Sites
Vous pouvez archiver vos clients et vos sites afin de ne pas perdre tous vos historiques. Vous retrouverez au-dessus de chaque liste, comme pour les agents, un bouton vous permettant d’afficher les sites et les clients archivés. Vous pourrez ainsi les réactiver en cas de besoin.
Nouvel encart dans le tableau de bord : la marge globale cumulée
Vous avez maintenant la possibilité d’ajouter un encart “Marge globale cumulée” afin d’avoir un regard sur votre chiffre d’affaires facturé, vos coûts et donc votre marge cumulée. Cet encart se trouve dans Gestion > Tableau de bord > onglet Facturation > sous onglet Marges > Marge globale cumulée.
Contrat de travail : possibilité d'afficher les heures d'indisponibilités spécifiques pour chaque agent
Dans la Fiche Agent vous pouvez personnaliser les heures d’indisponibilités au cas par cas.
Fiche agent : ajout d'un champ à cocher "dispensé de mutuelle
Pour notifier que l’agent n’a pas la mutuelle de votre entreprise.
Signature électronique des contrats : création de modèles de signatures
Signature électronique des contrats : création de modèles de signatures pouvant être facilement intégrés dans les contrats. L’administrateur pourra choisir sa signature par défaut.
Création d'une prestation : ajout d'un bloc "Intitulé du poste" pour chaque poste
Création/ modification d’un Service > Onglet Agents > ajout d’un bloc “Intitulé du poste” pour chaque poste à pouvoir. Il s’agit d’un champ texte de saisie permettant de définir une indication pour l’agent. Cette information sera affichée dans :
– le .pdf du planning de l’agent (au-dessous de l’adresse du site),
– l’encart service du planning, agent/administrateur en mode terrain,
– la vue service en cours une fois la prise de service effectuée par l’agent via son compte.
Main courante : ajout de nouvelles options de prises de photo
Paramètres > Terrain > main courante : ajout de nouvelles options de prises de photo par les agents :
– Photo de fin de service
– Photo de début de tournée
– Photo de fin de tournée.
Envoi massif des plannings
Planning > amélioration envoi/export planning agent/client > ajout d’un bouton “Tous” pour sélectionner tous les agents et ajout d’un bouton “Agents planifiés” / “Sites planifiés” qui prendra uniquement en compte les agents/sites planifiés (ou en indisponibilités pour les agents) sur la période sélectionnée.
Personnalisation des modules terrains par site MCE et BI
Dans la fiche d’un site vous pouvez personnaliser la main courante, la sortie de périmètre et le bon d’intervention.
Cahier de consignes : ajout d'un(e) consigne/ message plus rapidement
Cahier de consignes : possibilité d’ajouter un(e) consigne/ message directement sur un site précis via le cahier de consignes en haut à droite à l’aide du bouton « + ».
Planning sites : téléchargement du planning plus rapidement
Planning sites : ajout d’un lien “Télécharger le planning” depuis le bouton d’action du site.
Export des mains courantes en PDF : possibilité de les exporter avec la visibilité agence
Documents commerciaux : possibilité d'ajouter des pièces jointes dans les factures/devis /bons de commande
Documents commerciaux : possibilité d’ajouter des pièces jointes dans les factures, les devis et les bons de commande + pour chaque désignation. Ajout également d’un champ de texte libre nommé “Informations complémentaires” pouvant être mis en forme avec la barre d’outils.
Possibilité de masquer le détail des montants d'une facture
Décompte mensuel client
Services > nouvel export “Décompte mensuel client” que l’on peut générer comme un devis ou une facture avec les heures facturées par mois.
