Réglementations RH indispensables pour les sociétés de nettoyage et multiservices

Les obligations RH en entreprise de la loi Santé

Entrée en vigueur le 2 août 2021, la loi Santé a été mise en place pour renforcer la prévention en matière de santé au travail. Cette législation introduit plusieurs changements que les entreprises doivent intégrer pour assurer leur conformité en matière de ressources humaines.

L’employeur est responsable de garantir la santé et la sécurité de ses agents en instaurant des mesures de prévention, d’information et de formation.

Il doit également procéder à l’évaluation des risques professionnels spécifiques à chaque poste de travail.

Ces risques doivent être consignés dans un document officiel.

En outre, l’employeur doit informer l’inspection du travail en cas d’accident mortel survenu sur le lieu de travail.

Le non-respect de ces obligations peut engager sa responsabilité civile et/ou pénale.

Sécurité et santé au travail pour les entreprises de nettoyage : Une entreprise de nettoyage doit s’assurer que ses agents respectent les règles de sécurité. Ces derniers sont exposés à de nombreux risques, tels que les accidents du travail, les maladies professionnelles liées au port de charges lourdes, et l’inaptitude au travail.

Les produits d’entretien : La manipulation des produits d’entretien peut présenter des risques chimiques (substances nocives, toxiques, irritantes, inflammables ou corrosives). L’étiquetage doit être lisible.

Une Fiche de Données de Sécurité (FDS) fournit les informations de base relatives à la sécurité et à la sauvegarde de la santé et de l’environnement :

• Stocker les produits les plus lourds au sol
• Conserver les produits dans des contenants toujours fermés
• Utiliser des bacs de rétention pour prévenir les fuites ou les mélanges accidentels
• Trier les détergents par segmentation (alcalins, acides, neutres)
• Isoler les produits dangereux et incompatibles entre eux (par exemple, détartrants et eau de Javel)
• Reproduire l’étiquette réglementaire en cas de reconditionnement (flacon, bouteille, pulvérisateur)
• Ne jamais utiliser de contenant à usage alimentaire pour y déverser des produits d’entretien
• Ne jamais effectuer de mélanges avec différents produits d’entretien

Les équipements de protection individuelle (EPI) : Selon la nature de la tâche, une tenue réglementaire est imposée :

• Gants de ménage imperméables et résistants aux produits
• Chaussures de protection antidérapantes
• Vêtements de travail changés quotidiennement
• Masque FFP2

La sécurité des machines : Une règle fondamentale à respecter : il faut adapter les machines et le matériel au corps humain et non l’inverse. Pour cela, en tant que gérant d’une entreprise de nettoyage, vous devez :

• Choisir des machines et du matériel (aspirateurs, monobrosses, etc.) adaptés à l’environnement traité en fonction des distances à parcourir, des accès (escaliers, couloirs, ascenseurs) et de la configuration des locaux
• Privilégier des machines légères, équipées de roulettes et d’accessoires qui limitent les mauvaises postures (rallonges, buses, etc.)
• Prévoir un chariot d’entretien permettant un accès facile aux éléments prévus pour le nettoyage et la collecte des déchets

La formation du personnel : Dans une entreprise de nettoyage, le personnel doit être informé des risques spécifiques à leur environnement de travail :

• Bonne posture de travail
• Gestes professionnels
• Sécurité en cas d’accident ou de sinistre

Conformité RH : quelles sont les obligations professionnelles de l’employeur ?

La conformité RH, également désignée sous le terme de Compliance RH, englobe l’ensemble des obligations légales qu’une entreprise doit respecter, y compris les lois du travail et les normes en vigueur.

Pour les entreprises de nettoyage et du multiservices, il est crucial de structurer ces obligations en plusieurs catégories essentielles, indépendamment de la taille de l’effectif. Voici les principales :

Affichage obligatoire :

Les informations qui doivent figurer sur les affichages réglementaires pour une entreprise de 10 salariés ou moins comprennent :

• Les coordonnées de l’inspection du travail
• Le numéro de téléphone du Défenseur des droits
• Les coordonnées de la médecine du travail
• Les consignes de sécurité, notamment en cas d’incendie
• Les horaires collectifs de travail et les jours et heures de repos hebdomadaires
• L’interdiction de fumer et de vapoter dans l’entreprise
• Le document unique d’évaluation des risques professionnels
• Les panneaux pour la communication des syndicats

Gestion des risques : La gestion des risques est primordiale pour toute entreprise, et particulièrement dans le secteur du nettoyage, où les risques professionnels peuvent être élevés. L’employeur doit garantir la santé et la sécurité de ses employés en mettant en place des actions de prévention, d’information et de formation. Il doit également évaluer les risques professionnels pour chaque poste de travail et consigner ces risques dans un document. En cas d’accident du travail mortel, l’employeur doit informer l’inspection du travail.

Le non-respect de ces obligations peut engager la responsabilité civile et/ou pénale de l’employeur.

Organisation du temps de travail et contrats de travail (classification et rémunération) : L’activité de l’entreprise peut varier d’une semaine à l’autre, surtout dans les secteurs où la demande fluctue, comme le nettoyage, souvent en raison de la saisonnalité.

Représentation du personnel : Comprend l’élection du Comité Social et Économique (CSE) et les négociations obligatoires.

Formation professionnelle : La formation professionnelle est un levier essentiel pour tous les actifs : salariés, indépendants, chefs d’entreprise ou demandeurs d’emploi. Elle permet d’acquérir de nouvelles compétences tout au long de la carrière professionnelle, facilitant ainsi l’accès à l’emploi, le maintien en poste ou encore la reconversion.

Entretiens RH obligatoires : Depuis 2018, l’entretien professionnel est une obligation légale. L’employeur doit proposer un entretien professionnel à son salarié tous les 2 ans à partir de la date d’embauche et après une longue absence (congé maternité, congé sabbatique, arrêt maladie de plus de 6 mois, etc.).

Les objectifs de l’entretien professionnel sont les suivants :

• Discuter des perspectives d’évolution professionnelle
• Vérifier qu’au moins une formation non-obligatoire a été proposée et déterminer les futurs besoins d’accompagnement
• Informer sur la validation des acquis de l’expérience (VAE) et le compte personnel de formation (CPF)

Conformité de la paie : Assurer l’exactitude des déclarations sociales, des taxes, ainsi que la conformité des règles internes telles que les notes de frais et les avantages sociaux.

Protection des données personnelles (RGPD) : Régit l’archivage et la conservation des dossiers du personnel pour garantir leur confidentialité.

Ces catégories constituent un cadre de référence pour les gestionnaires, afin de s’assurer que leur entreprise respecte les diverses exigences légales et réglementaires, garantissant ainsi une gestion optimale des ressources humaines.

En fonction de la taille de l’effectif, il est obligatoire ou fortement recommandé de veiller à la mise en conformité avec les obligations sociales.

Obligations dès le 1er salarié

Affichage obligatoire : Les informations légales doivent être facilement accessibles et visibles par tous les employés.

Couverture santé mutuelle et prévoyance : Assurer la santé des employés est crucial. En complément des couvertures de base de la Sécurité sociale, une complémentaire santé offerte par l’entreprise peut fournir des avantages supplémentaires. L’employeur est responsable de négocier et de gérer ce contrat d’assurance, en garantissant un niveau minimal de garanties pour tous les employés.

Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) : Obligatoire dès l’embauche du premier salarié, ce document consigne les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité au travail. Il est essentiel pour identifier et atténuer les risques professionnels.

Visites médicales : Dans le secteur du nettoyage, il est vital que chaque employé soit soumis à un suivi médical régulier pour prévenir toute détérioration de la santé due aux conditions de travail. Depuis le 1er janvier 2017, la traditionnelle visite médicale d’embauche a été remplacée par une visite d’information et de prévention (VIP), à réaliser dans les trois mois suivant l’embauche. Cependant, les travailleurs mineurs et ceux travaillant de nuit doivent encore passer cette visite avant leur embauche. En outre, les travailleurs exposés à des risques spécifiques bénéficient d’un suivi médical renforcé.

Registre de sécurité : Ce document est obligatoire et regroupe toutes les attestations, consignes, résultats et rapports relatifs aux contrôles et vérifications en matière de santé et de sécurité au travail. Le registre doit être daté et inclure :

• L’identité de la personne ou de l’organisme chargé des contrôles ou vérifications.
• L’identité de la personne ayant réalisé les contrôles ou vérifications.

💡 Attention : ce registre de sécurité ne doit pas être confondu avec le registre de sécurité pour un établissement recevant du public, aussi appelé le registre de sécurité ERP. Dans ces établissements, la loi impose la tenue d’un registre de sécurité sur lequel sont reportés les renseignements indispensables à la bonne marche du service de sécurité.

Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) : La DPAE est une formalité administrative incontournable en France pour toute entreprise qui recrute un salarié. Cette déclaration doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l’embauche du salarié et impérativement avant que celui-ci ne commence à travailler. Elle est adressée à l’URSSAF, sauf si l’entreprise utilise des dispositifs simplifiant les formalités d’embauche pour les petites entreprises.

La DPAE permet de réaliser en une seule démarche les formalités suivantes :

• Demande d’immatriculation de l’employeur à la Sécurité sociale
• Demande d’affiliation au régime d’assurance chômage
• Inscription à un service de médecine du travail
• Préparation de la visite d’information et de prévention (VIP)

Cette procédure est essentielle car elle regroupe plusieurs formalités administratives nécessaires à l’embauche d’un salarié, simplifiant ainsi les démarches pour l’employeur.

Formulaire DPAE (cerfa 14738*01)

Registre unique du personnel : Ce registre est obligatoire pour toutes les entreprises et doit être tenu à jour et disponible à tout moment. Il assure la transparence des emplois au sein de l’entreprise.

Les informations à inclure pour chaque salarié sont :

• Nom, prénom, date de naissance
• Dates d’embauche et de départ
• Nature du contrat de travail (CDI, CDD, intérim, apprentissage, etc.)

Ces informations doivent être conservées pendant cinq ans après le départ du salarié ou du stagiaire de l’entreprise.

Le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions pénales pour l’employeur, y compris des amendes et autres pénalités prévues par le Code du travail.

RGPD : En tant qu’employeur, vous devez souvent collecter des informations sur vos salariés pour diverses raisons, telles que les recrutements, le calcul des horaires de travail ou l’établissement des fiches de paie. Cependant, cette collecte de données est strictement encadrée pour protéger la confidentialité des employés.

Obligations à partir de 11 salariés

Désignation d’un délégué syndical : Le délégué syndical est un employé désigné par un syndicat représentatif pour représenter ce syndicat au sein de l’entreprise. Sa mission principale est de défendre les intérêts des salariés en lien avec les revendications syndicales. Il joue un rôle crucial dans la communication entre les salariés et la direction. Le délégué syndical est responsable de la négociation des conventions et accords collectifs d’entreprise, couvrant divers sujets tels que les salaires, les conditions de travail, et les avantages sociaux. Il bénéficie d’une protection particulière contre le licenciement pour éviter toute discrimination liée à son activité syndicale. Un salarié peut cumuler le mandat de délégué syndical avec d’autres fonctions représentatives au sein de l’entreprise, telles que membre de la délégation du personnel au CSE ou représentant syndical au CSE.

Mise à jour annuelle du Document Unique : Comme mentionné précédemment, toute entreprise doit élaborer et maintenir à jour un Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP). Pour les entreprises comptant au moins 11 salariés, le DUERP doit être actualisé chaque année, conformément à l’article R. 4121-2 du Code du travail. Cette mise à jour annuelle exige que l’employeur réévalue chaque année les risques professionnels dans l’entreprise. Il doit prendre en compte :

• Les changements dans les conditions de travail
• L’apparition de nouveaux risques
• Les accidents et incidents survenus au cours de l’année

Cette mise à jour est essentielle pour garantir que l’évaluation des risques professionnels reste pertinente et complète, permettant ainsi d’assurer un environnement de travail sûr pour tous les employés.

Élections professionnelles du CSE : Le Comité Social et Économique (CSE) est l’instance de représentation des employés et doit être instauré dans les entreprises comptant au moins 11 salariés. L’employeur a la responsabilité d’organiser les élections professionnelles pour élire les membres du CSE. Cela implique d’informer les salariés de la tenue des élections, de déterminer le nombre de sièges à pourvoir, et de préparer les listes électorales.

Obligations à partir de 20 salariés

Emploi de personnes handicapées : En France, toute entreprise comptant au moins 20 salariés doit se conformer à l’Obligation d’Emploi des Travailleurs Handicapés (OETH). Cette obligation impose l’intégration de travailleurs handicapés à hauteur d’au moins 6 % de l’effectif total de l’entreprise, sous peine de sanctions financières. Des aides et mesures d’accompagnement sont disponibles pour soutenir les entreprises dans cette démarche.

Chaque année, les entreprises concernées doivent soumettre une Déclaration Obligatoire d’Emploi des Travailleurs Handicapés (DOETH) via le site de l’URSSAF. Cette déclaration permet de vérifier le respect de l’OETH et, le cas échéant, de calculer la contribution à verser à l’AGEFIPH (Association de Gestion du Fonds pour l’Insertion des Personnes Handicapées). Le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions financières, sous forme de contributions majorées à l’AGEFIPH.

Obligations à partir de 50 salariés

Index d’égalité homme-femme : Chaque année, au plus tard le 1er mars, les entreprises employant au moins 50 salariés doivent calculer et publier sur leur site internet, de manière visible et lisible, la note globale de l’Index de l’égalité femmes-hommes ainsi que les notes obtenues pour chacun des indicateurs qui le composent. Ces informations doivent rester accessibles en ligne au minimum jusqu’à la publication des résultats de l’année suivante.

En outre, les entreprises doivent transmettre ces résultats détaillés, incluant les différents indicateurs, à leur Comité Social et Économique (CSE) et à l’inspection du travail.

PAPRIPACT (Programme Annuel de Prévention des Risques et d’Amélioration des Conditions de Travail) : Le PAPRIPACT est un document obligatoire qui définit, sur une ou plusieurs années, les actions de prévention à mettre en œuvre pour agir sur les risques professionnels identifiés. Il ne doit pas être confondu avec d’autres documents obligatoires.

Ce programme engage l’employeur et les élus du CSE dans la lutte contre les risques professionnels. Il est élaboré suite à la réalisation du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP), qui répertorie tous les risques professionnels et psychosociaux auxquels les employés sont exposés.

Règlement intérieur : Le règlement intérieur est un document essentiel qui établit les droits et obligations des collaborateurs au sein de l’entreprise. Ce document, rédigé par l’employeur, spécifie les règles concernant la santé, la sécurité et la discipline au travail.

Il définit notamment la nature et l’échelle des sanctions que l’employeur peut appliquer aux collaborateurs. De plus, il rappelle des points essentiels tels que :

• Le droit à la défense des collaborateurs
• Les mesures contre le harcèlement moral et sexuel, ainsi que les comportements sexistes
• Le dispositif de protection des lanceurs d’alerte

Important : Les règles imposées par le règlement doivent être justifiées par les exigences de l’activité et proportionnées aux objectifs poursuivis.

NAO : Négociation annuelle sur les salaires et conditions de travail
Dans les entreprises dotées d’une ou plusieurs sections syndicales représentatives et où au moins un délégué syndical est désigné, la Négociation Annuelle Obligatoire (NAO) est une procédure légale que l’employeur doit initier périodiquement. Cette négociation porte sur divers sujets, notamment les rémunérations et l’égalité professionnelle entre femmes et hommes.

En l’absence d’initiative de l’employeur, la négociation doit être engagée à la demande d’une organisation syndicale représentative.

Accord de participation :
L’accord de participation est un dispositif d’épargne salariale permettant de redistribuer une partie des bénéfices de l’entreprise aux collaborateurs, reconnaissant ainsi leur contribution au succès de l’entreprise. Cet accord devient obligatoire pour les entreprises ayant atteint ou dépassé 50 salariés pendant 5 années consécutives depuis le 1er janvier 2020. Si l’effectif descend en dessous de 50 salariés pendant une année civile, l’obligation de mettre en place un accord de participation est suspendue pour une nouvelle période de 5 ans.

BDESE (Base de données économiques, sociales et environnementales) :
La BDESE regroupe toutes les informations nécessaires pour les consultations et les informations récurrentes que l’employeur doit fournir au Comité Économique et Social (CSE). Elle sert de support pour la préparation de la consultation annuelle du CSE.

Elle contient des données sur des sujets variés, tels que :

• L’investissement social.
• L’investissement matériel et immatériel.
• L’égalité professionnelle entre femmes et hommes au sein de l’entreprise.
• Les fonds propres.
• L’endettement.
• L’ensemble des éléments de la rémunération des agents et dirigeants.
• Les activités sociales et culturelles.
• La rémunération des financeurs.
• Les flux financiers à destination de l’entreprise.
• Les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise.

Obligations à partir de 250 salariés

Désignation d’un référent handicap : Depuis la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel, toutes les entreprises comptant au moins 250 salariés sont tenues de désigner un référent handicap. Ce référent a pour mission de coordonner les actions visant à l’inclusion et au maintien dans l’emploi des personnes en situation de handicap au sein de l’entreprise. Cela inclut des actions spécifiques de sensibilisation et d’adaptation aux besoins particuliers des employés dans le secteur du nettoyage et des services multiservices, où l’ergonomie et la sécurité au travail sont des priorités.

Désignation d’un référent harcèlement sexuel : Pour prévenir et lutter contre les agissements sexistes et le harcèlement sexuel dans le milieu professionnel, la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel a renforcé le cadre juridique. Depuis le 1er janvier 2019, des référents en matière de harcèlement sexuel doivent être désignés par les entreprises ainsi que par les représentants du personnel dans certaines situations. Dans le secteur du nettoyage et des multiservices, ces référents jouent un rôle crucial pour garantir un environnement de travail respectueux et sans danger, notamment pour des travailleurs souvent isolés sur les différents sites d’intervention.

La gestion des obligations RH et légales dans le secteur du nettoyage et des services multiservices est une tâche complexe qui demande une attention constante. Respecter les règles de transparence, assurer la formation et la certification des équipes, se conformer aux normes de sécurité et suivre les codes de déontologie permet aux entreprises de minimiser les risques de non-conformité et d’améliorer la qualité de leurs services. Cela contribue aussi à renforcer la confiance des clients.

Une adhésion rigoureuse à ces obligations ne fait pas que protéger l’entreprise ; elle améliore également la réputation de l’entreprise, assure la sécurité de ses employés et garantit la pérennité de l’entreprise dans un secteur hautement compétitif. Les évolutions réglementaires et les bonnes pratiques en matière de gestion des ressources humaines et de sécurité doivent être intégrées de façon proactive pour maintenir un haut niveau de service.

Ainsi, se conformer aux obligations RH n’est pas seulement une contrainte légale dans le secteur du nettoyage et multiservices, mais une opportunité d’améliorer en continu les pratiques, de protéger les employés et d’assurer la satisfaction des clients.

La gestion des obligations RH et légales dans le secteur du nettoyage et des services multiservices est une tâche complexe et exigeante qui nécessite une vigilance constante et une mise à jour régulière des connaissances et des pratiques. En respectant les règles de transparence, en veillant à la formation et à la certification de leurs employés, en se conformant aux normes de sécurité et en suivant les codes de déontologie, les entreprises de nettoyage et multiservices peuvent non seulement éviter les risques de non-conformité mais aussi améliorer la qualité de leurs services et renforcer la confiance de leurs clients.

L’adhésion rigoureuse à ces obligations renforce la réputation de l’entreprise, assure la sécurité de ses employés et protège ses intérêts juridiques. Alors que les exigences réglementaires évoluent, les entreprises de nettoyage et multiservices doivent rester vigilantes et proactives pour s’adapter à un environnement en constante évolution. Cette vigilance offre également des opportunités d’innover, notamment en matière de gestion des ressources humaines et de sécurité, en intégrant des pratiques exemplaires et des technologies de pointe.

Assurer la conformité RH dans le secteur du nettoyage et des multiservices n’est pas seulement une obligation légale, c’est aussi un gage de professionnalisme et d’engagement envers le bien-être des employés et la satisfaction des clients. Les dirigeants d’entreprises de ce secteur doivent voir ces exigences non pas comme des contraintes, mais comme des opportunités d’améliorer continuellement leurs pratiques et de se démarquer dans un secteur fortement concurrentiel.