Arrêt maladie d’un salarié dans le nettoyage : les démarches pour l’employeur

Contexte spécifique du secteur propreté : pourquoi les arrêts maladie sont un enjeu stratégique

Dans le secteur de la propreté, les arrêts maladie ne sont pas seulement fréquents : ils sont structurels.

Un taux d’absentéisme structurellement élevé

Selon les dernières données de l’INRS et de la DARES, le taux d’absentéisme dans les entreprises de nettoyage dépasse régulièrement 8 à 10 %, contre une moyenne nationale d’environ 5 %.
Les causes ? Une forte exposition aux efforts physiques, au travail de nuit, aux produits chimiques, et une pression constante sur la productivité. Ce contexte génère un risque accru d’accidents du travail et d’arrêts pour troubles musculo-squelettiques (TMS).

Une pénibilité encore sous-estimée

Le nettoyage professionnel implique des gestes répétitifs, souvent en horaires décalés (tôt le matin ou en soirée), avec un équipement parfois inadapté. À cela s’ajoute un manque chronique de formation sur les bons gestes et postures.

Ce terrain fragile rend les salariés plus vulnérables face aux problèmes de santé — et augmente la probabilité d’arrêts prolongés.

Impact direct sur l’organisation et l’image de l’entreprise

Dans ce secteur très concurrentiel, un arrêt maladie non anticipé peut avoir des conséquences immédiates :

• des locaux non nettoyés à temps,

• des clients mécontents,

• et dans les cas extrêmes, la résiliation du contrat de prestation.

Réception de l’arrêt de travail : que faire dans les premières 24h ?

Lorsqu’un salarié en arrêt maladie informe son employeur, le compte à rebours démarre immédiatement. Pour les entreprises de nettoyage, où l’organisation repose souvent sur une planification serrée et des effectifs réduits, la réactivité est cruciale.

Comment l’employeur reçoit-il l’arrêt de travail ?

L’arrêt peut arriver par différents canaux :

• Transmis directement par le salarié, en version papier (volet 3 du formulaire CERFA),

• Envoyé par voie postale, parfois avec quelques jours de décalage,

• Télétransmis automatiquement par le médecin via l’Assurance Maladie (protocole dématérialisé mis en place depuis 2017).

Dans tous les cas, il est important de noter la date de réception réelle de l’arrêt, car les démarches administratives à suivre sont soumises à des délais stricts.

Un oubli ou un retard, même involontaire, peut entraîner un refus de prise en charge par la CPAM ou des pénalités pour l’entreprise, notamment si le salarié se retourne contre l’employeur pour non-respect de ses droits.

Que vérifier sur l’arrêt transmis ?

Même si cela peut sembler purement administratif, vérifier la conformité de l’arrêt est essentiel, notamment pour éviter les erreurs ou fraudes involontaires. Voici ce à quoi un employeur attentif doit prêter attention :

• Les informations d’identification du salarié (nom, prénom, numéro de sécurité sociale),

• Les dates d’arrêt (date de début, de fin, ou prolongation si c’est le cas),

• La signature du professionnel de santé, accompagnée de son cachet,

• La lisibilité des mentions, parfois floutées ou mal photocopiées.

À ce stade, l’entreprise n’est pas tenue de juger la légitimité de l’arrêt, mais elle peut émettre des réserves motivées si des incohérences sont relevées (par exemple, un salarié vu en train de travailler ailleurs durant son arrêt ou des arrêts trop fréquents sans justification apparente).

Important : Ces réserves doivent être déposées par écrit auprès de la CPAM en même temps que la transmission de l’arrêt.

Ce que tout employeur du secteur nettoyage doit comprendre

La ressource humaine constitue le véritable moteur de l’activité. Chaque agent joue un rôle clé dans la prestation quotidienne, souvent de manière autonome sur les sites clients. Ainsi, lorsqu’un arrêt maladie survient, c’est l’ensemble de l’organisation qui peut vaciller si les bons réflexes ne sont pas immédiatement enclenchés.

Le risque n’est pas seulement de commettre un faux-pas administratif. Il est aussi et surtout opérationnel. Une absence non anticipée peut entraîner un manque de personnel sur un site sensible, retarder des prestations essentielles, voire laisser des locaux sans nettoyage — un scénario difficilement rattrapable qui peut dégrader la relation client.

Dès l’instant où l’employeur est informé de l’arrêt, chaque heure compte. Il faut à la fois organiser un relais ou un remplacement temporaire, enclencher les démarches obligatoires auprès des organismes sociaux, et garder un lien de communication fluide avec les équipes pour éviter une surcharge ou un sentiment d’injustice chez les collègues. C’est un équilibre délicat à trouver entre urgence et rigueur, où anticipation et protocoles internes bien rôdés font toute la différence.

Démarches administratives obligatoires pour l’employeur

Une fois l’arrêt maladie reçu et vérifié, l’employeur entre dans une phase administrative décisive. Ce n’est pas une simple formalité : le respect des procédures conditionne le bon versement des indemnités journalières au salarié et protège l’entreprise en cas de contrôle ou de litige.

Dans le secteur de la propreté, où les structures sont souvent de petite ou moyenne taille, et les fonctions RH parfois centralisées sur une seule personne, il est essentiel de bien maîtriser ces obligations pour éviter des erreurs coûteuses.

Déclarer l’arrêt via la DSN : une étape à ne pas négliger

Depuis la généralisation de la Déclaration Sociale Nominative (DSN), la plupart des démarches sont centralisées via le logiciel de paie utilisé par l’entreprise. Dès que l’arrêt est confirmé, l’employeur doit déclarer l’événement dans un délai de 5 jours calendaires à compter de la date de début de l’arrêt. Cette déclaration permet à la CPAM de déclencher le versement des indemnités journalières et de suivre l’évolution de l’état de santé du salarié.

Un oubli, un retard ou une mauvaise saisie peuvent avoir des conséquences immédiates : refus temporaire de l’indemnisation, demandes de justificatifs supplémentaires, ou réclamations du salarié. Dans certains cas, l’entreprise peut même être tenue pour responsable si la situation pénalise le salarié.

Pour les entreprises multisites du secteur nettoyage, il est conseillé de mettre en place un protocole interne : dès qu’un responsable de site est informé d’un arrêt, il doit alerter immédiatement l’équipe RH ou la direction, afin que la déclaration soit faite sans délai.

Attestation de salaire : un document clé pour déclencher l’indemnisation

Parallèlement à la déclaration via la DSN, l’employeur doit remplir et transmettre une attestation de salaire, qui permet à l’Assurance Maladie de calculer les indemnités journalières dues au salarié.

Ce document reprend les salaires bruts versés sur les trois derniers mois (ou douze mois pour un travail saisonnier ou discontinu). Il est particulièrement délicat à compléter pour des profils fréquents dans le nettoyage :

• temps partiel subi ou choisi,

• multi-employeurs,

• CDD courts ou contrats de remplacement successifs.

Une erreur de calcul ou une omission peut retarder, voire bloquer, le versement des IJSS. Pour éviter cela, il est recommandé de conserver à jour un tableau de suivi des absences et des périodes de paie, et de se faire accompagner si nécessaire par son cabinet comptable ou éditeur de paie.

Dans les situations complexes — par exemple un salarié ayant plusieurs employeurs ou alternant entre arrêts maladie et temps partiel thérapeutique —, le rôle de conseil de la CPAM locale ou d’un expert-comptable devient crucial.

🔗 Ressources utiles

📘 Net-Entreprises – DSN et arrêt de travail
📘 Attestation de salaire – Ameli.fr

Réorganisation opérationnelle : comment s’adapter sans nuire au service

Lorsqu’un salarié en arrêt maladie ne peut plus assurer ses missions, l’impact est immédiat sur l’organisation. Dans une entreprise de nettoyage, chaque agent est souvent affecté à un site ou une tournée bien précise, avec des horaires fixes et des exigences propres au client. Son absence doit être gérée à la fois rapidement et intelligemment, sans mettre en péril la qualité du service… ni épuiser le reste de l’équipe.

Réaffecter les missions sans déséquilibrer l’équipe

La première solution à portée de main est souvent la réaffectation des tâches auprès des collègues disponibles. Cela peut sembler simple sur le papier, mais dans les faits, cela implique de réorganiser les plannings, d’évaluer la charge de travail réelle de chaque agent et d’éviter la surcharge, source de démotivation, voire de conflits.

Il est donc essentiel de procéder avec méthode : analyser les heures disponibles, discuter avec les chefs d’équipe, vérifier que la qualité reste au rendez-vous et que la réaffectation ne met pas en danger la santé des autres salariés. Car dans un secteur déjà marqué par la pénibilité, demander à un agent de « faire le travail de deux » sur une période prolongée est un facteur aggravant de futurs arrêts.

Un bon réflexe consiste à avoir en amont une matrice de remplacement à jour, avec les salariés disponibles pour des heures supplémentaires, ceux ayant une mobilité géographique, ou encore les profils polyvalents capables d’intervenir sur plusieurs types de sites.

Faire appel à un CDD ou à l’intérim : des solutions encadrées

Lorsque la réaffectation interne n’est pas possible — notamment sur des postes critiques ou spécialisés (agents en milieux sensibles, nettoyage hospitalier, etc.) —, l’employeur peut recourir à un contrat de remplacement via un CDD ou un intérim.

Ce type de contrat est autorisé dès lors qu’il est lié directement à l’absence d’un salarié identifié et que la cause (arrêt maladie) est précisée dans le contrat. Toutefois, il ne doit pas excéder la durée de l’absence prévue et ne peut pas être renouvelé indéfiniment.

Dans un marché de l’emploi tendu, comme celui de la propreté, trouver un remplaçant compétent et formé aux spécificités du site peut s’avérer difficile. C’est pourquoi certaines entreprises établissent des partenariats avec des agences d’intérim spécialisées ou des groupements d’employeurs pour mutualiser les ressources disponibles.

Le recours à des contrats courts doit cependant être encadré sur le plan budgétaire, car il représente un coût souvent supérieur à celui d’un salarié permanent, et peut être mal perçu par l’équipe si cela devient la solution systématique.

Réduire les arrêts dans le secteur nettoyage : prévention et bonnes pratiques

Si la gestion administrative et opérationnelle des arrêts maladie est essentielle, la prévention reste le levier le plus efficace à long terme. Dans les entreprises de propreté, où les postes sont physiquement exigeants et les cadences élevées, mettre en place une vraie politique de prévention permet non seulement de limiter les absences, mais aussi d’améliorer l’engagement des salariés et la qualité du service rendu.

Mieux aménager les postes pour préserver la santé des agents

Le travail dans la propreté expose les salariés à des risques bien identifiés : gestes répétitifs, port de charges, postures contraignantes, exposition à des produits irritants… Ce sont ces facteurs, souvent cumulés, qui mènent à l’apparition de troubles musculo-squelettiques (TMS), de lombalgies ou de tendinites — premières causes d’arrêts longs dans le secteur.

Pour y remédier, il est indispensable de revoir les conditions de travail sur le terrain. Cela passe par une meilleure organisation des tâches, l’utilisation d’équipements ergonomiques (balais à manche télescopique, chariots de lavage à hauteur réglable, systèmes de dosage automatiques pour les produits chimiques), mais aussi par la formation des salariés aux bons gestes et postures. Trop souvent négligée, cette formation peut pourtant faire une grande différence dès les premières semaines d’intégration.

Il est également pertinent d’associer les équipes à l’amélioration continue : en recueillant régulièrement leurs retours, l’entreprise peut identifier les situations à risque, réadapter les outils ou ajuster les horaires pour limiter la fatigue. Ce dialogue, au-delà de la prévention, favorise aussi un climat de confiance et de reconnaissance.

Un accompagnement RH individualisé pour détecter les signaux faibles

Au-delà des aspects purement physiques, il est crucial de prendre en compte la dimension humaine et relationnelle du travail. Un salarié en souffrance psychologique, isolé ou en perte de sens dans son poste, est également à risque d’arrêt prolongé. Dans les métiers du nettoyage, où les horaires sont souvent décalés et les interactions limitées, ces signaux passent facilement inaperçus… jusqu’à ce qu’il soit trop tard.

Mettre en place un suivi RH régulier permet d’anticiper les difficultés. Des entretiens individualisés, des points de contact avec les chefs d’équipe ou encore des questionnaires anonymes peuvent aider à faire émerger les problématiques avant qu’elles ne deviennent bloquantes. Il ne s’agit pas de contrôler, mais d’accompagner et de valoriser le bien-être au travail comme un enjeu stratégique de performance.

Certaines entreprises vont plus loin en instaurant des tableaux de bord internes pour suivre les indicateurs d’absentéisme, les motifs d’arrêt récurrents ou encore les postes les plus exposés. Cette approche permet de cibler les actions de prévention et de justifier, si besoin, des investissements matériels ou humains.