Contractualisation de prestations : tout ce qu'il faut savoir

Qu’est-ce que la contractualisation de prestations ?

Le contrat de prestation de services dans le secteur du nettoyage sert à officialiser la collaboration entre une société de nettoyage et son client. Ce document délimite précisément les droits et obligations de chaque partie, garantissant ainsi une coopération claire et structurée. Que ce soit pour des interventions de nettoyage de bureaux, d’usines, de copropriétés ou pour des services de désinfection, les entreprises font souvent appel à des prestataires spécialisés moyennant un tarif préalablement fixé.

Étant donné la diversité des besoins et des prestations, il n’existe pas de modèle standard pour ces contrats.

Quelle est la différence entre la prestation de services et la sous-traitance ?

Les contrats de prestation de services et de sous-traitance sont tous deux des accords commerciaux. Bien que la loi ne distingue pas explicitement ces deux types de contrats, on considère souvent que la sous-traitance est une forme spécifique de prestation de services.

Dans le secteur du nettoyage. Une entreprise de nettoyage peut être engagée pour entretenir un grand complexe commercial. Si cette entreprise manque de ressources ou de compétences spécifiques pour une tâche particulière, comme le nettoyage des vitres en hauteur, elle peut sous-traiter cette tâche à une société spécialisée dans ce domaine.

Dans ce cas, la sous-traitance implique une relation tripartite : le client (propriétaire du complexe commercial) engage une entreprise de nettoyage principale (donneur d’ordre) pour réaliser l’entretien général, et cette entreprise sous-traite certaines tâches spécialisées (comme le nettoyage de vitres en hauteur) à une tierce partie (le sous-traitant).

Contrat de prestation de services : obligations en matière de lutte contre le travail dissimulé

Qu’est-ce que le devoir de vigilance ?

La loi impose aux clients des prestataires de services de s’assurer que leurs partenaires commerciaux respectent leurs obligations légales. Ainsi, lors de la signature du contrat et tous les six mois jusqu’à son terme, le client doit vérifier que le prestataire de services respecte ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations sociales à l’URSSAF, dès que le contrat porte sur une prestation d’au moins 5 000 €.

Les conséquences du non-respect du devoir de vigilance

Si le client ne respecte pas cette obligation et que le prestataire est effectivement en infraction, plusieurs sanctions peuvent être appliquées :

• Paiement des impôts, taxes et cotisations : Le client peut être contraint de payer les impôts, taxes, cotisations obligatoires ainsi que les pénalités et majorations dues par le prestataire de services au Trésor public ou aux organismes de protection sociale.
• Remboursement des aides publiques : Le client peut également être tenu de rembourser les aides publiques dont il a bénéficié si celles-ci ont été obtenues grâce à des prestations fournies par un prestataire en infraction.
• Paiement des rémunérations et charges : Le client peut se voir imposer le paiement des rémunérations, indemnités et charges dues par le prestataire en raison de l’emploi de salariés non déclarés.

Les exonérations et réductions de cotisations sociales dont bénéficie le client peuvent également être annulées pendant toute la période où le prestataire utilise des salariés dissimulés.

Comment remplir l’obligation de vigilance ?

Pour s’assurer du respect de son obligation de vigilance, le client doit demander plusieurs documents au prestataire de services de nettoyage. Ces documents doivent être actualisés et fournir une preuve tangible que le prestataire respecte ses obligations légales et fiscales.

Pour remplir son obligation, le client doit demander :

• Dans tous les cas, les documents suivants :
  • Une attestation de fourniture de déclarations sociales datant de moins de 6 mois, qui se matérialise pour les prestataires immatriculés en France par une attestation dite de vigilance ;
  • Une attestation sur l’honneur du prestataire de services du dépôt auprès de l’administration fiscale, à la date de l’attestation, de l’ensemble des déclarations fiscales obligatoires et le récépissé du dépôt de déclaration auprès d’un centre de formalités des entreprises lorsque le prestataire n’est pas tenu de s’immatriculer au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers et n’est pas en mesure de produire les documents mentionnés précités.

• Lorsque l’immatriculation du prestataire au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers est obligatoire ou lorsqu’il s’agit d’une profession réglementée, l’un des documents suivants :
  • Un extrait de l’inscription au registre du commerce et des sociétés (K ou K bis) ;
  • Une carte d’identification justifiant de l’inscription au répertoire des métiers ;
  • Un devis, un document publicitaire ou une correspondance professionnelle, à condition qu’y soient mentionnés le nom ou la dénomination sociale, l’adresse complète et le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ou à une liste ou un tableau d’un ordre professionnel, ou la référence de l’agrément délivré par l’autorité compétente ;
  • Un récépissé du dépôt de déclaration auprès d’un centre de formalités des entreprises pour les personnes physiques ou les sociétés en cours d’inscription ;
  • Lorsque le prestataire emploie des salariés, une attestation sur l’honneur établie par ce dernier, à la date de signature du contrat et tous les 6 mois jusqu’à la fin de l’exécution du contrat, de la réalisation du travail par des salariés employés régulièrement.

L’écrit est-il obligatoire ? Contractualisation

Le contrat de prestation de services dans le secteur de la propreté n’est pas obligatoirement écrit. Cependant, il est vivement conseillé de formaliser ce type de contrat par écrit afin d’éviter tout litige ultérieur.

Bien qu’il soit possible de conclure un contrat de prestation de services verbalement, un contrat écrit offre une protection supplémentaire aux deux parties. Il clarifie les attentes, les obligations, et les conditions de la prestation, réduisant ainsi les risques de malentendus.

L’usage des devis

En l’absence d’un contrat écrit formel, les professionnels du nettoyage ont recours à la pratique des devis. Un devis est un document écrit remis au client avant tout accord définitif, détaillant les prestations à réaliser, leur prix, et la date de réalisation prévue. Ce document permet au client de connaître précisément ce qui sera fait et à quel coût, et d’exprimer son accord formel pour les services proposés.

Conséquences de l’établissement d’un devis

L’établissement d’un devis a des implications différentes pour le professionnel et le client :

• Pour le professionnel : Une fois le devis accepté par le client, le professionnel est définitivement engagé sur le prix et les modalités d’exécution des services. Il est donc souvent judicieux de limiter la durée de validité des devis pour se protéger contre les fluctuations des coûts et des disponibilités.
• Pour le client : Le client n’est engagé que lorsqu’il accepte formellement le devis. Jusqu’à ce moment, il est libre de solliciter d’autres prestataires et de comparer les offres. Le devis accepté devient alors une preuve contractuelle de l’accord.

Quelles sont les clauses principales à ne pas négliger ?

Lors de la rédaction d’un contrat de prestation de services dans le secteur de la propreté, certaines clauses sont essentielles pour assurer une collaboration claire et éviter les litiges. Voici les principales informations contractuelles à inclure :

Informations relatives aux parties

Le contrat doit inclure les détails des deux parties impliquées :

• Pour les individus : nom, adresse.
• Pour les entreprises : forme sociale, montant du capital social, nom du représentant légal, numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés.

Prix et modalités de paiement

Le contrat doit spécifier :

• Le montant du prix : ou les modalités précises pour déterminer ce prix, assurant qu’il est clairement identifiable et non ambigu.
• Les modalités de paiement : échéances, modes de paiement acceptés, et conditions en cas de retard.

Date et modalités de réalisation de la prestation

Il est crucial de détailler :

• La date : de début et de fin des prestations.
• Les modalités de réalisation : description précise des tâches, fréquence des interventions, produits utilisés, etc., pour éviter toute incompréhension.

Durée du contrat

Le contrat doit stipuler :

• La durée : période pendant laquelle les services seront fournis, qu’il s’agisse d’une durée déterminée ou indéterminée.

Loi applicable et tribunal compétent

En cas de litige, le contrat doit préciser :

• La loi applicable : le droit qui régira le contrat.
• Le tribunal compétent : juridiction à saisir en cas de conflit.

Précision des modalités de réalisation

Les modalités de réalisation doivent être rédigées de manière précise pour minimiser les risques de malentendus. Il est recommandé de rédiger chaque contrat au cas par cas avec l’aide d’un avocat spécialisé, pour qu’il soit parfaitement adapté à la situation spécifique de l’entreprise de nettoyage et de son client. En cas de modification des termes, la rédaction d’un avenant au contrat est une bonne pratique.

Anticipation des conflits

Anticiper les conflits potentiels dès la phase de négociation contractuelle est crucial :

• Modalités de résolution des conflits : prévoir une tentative de résolution amiable, recours à un médiateur, modalités de mise en demeure avant de saisir un juge, et désignation du juge compétent.

Clause de résiliation

Il est aussi important d’inclure :

• Une clause de résiliation : détaillant les motifs de résiliation, les modalités de sa mise en œuvre, et les conditions spécifiques pour que chaque partie puisse sortir du contrat.

Comment résilier un contrat de prestation de services ?

La résiliation d’un contrat de prestation de services peut varier en fonction de la durée du contrat et des clauses spécifiques qu’il contient.

Contrat à durée déterminée (CDD)

Pour un contrat à durée déterminée :

• Fin naturelle du contrat : Le contrat prend fin lorsque les prestations convenues sont réalisées.
• Résiliation anticipée : Possible uniquement en cas de violation du contrat par l’une des parties, ou d’un accord mutuel de résiliation anticipée.
• Reconduction tacite : Si le contrat inclut une clause de reconduction tacite, il peut être renouvelé automatiquement à son terme, sauf avis contraire d’une des parties.

Contrat à durée indéterminée (CDI)

Pour un contrat à durée indéterminée :

• Résiliation à tout moment : Les parties peuvent mettre fin au contrat à tout moment, à condition de respecter un délai de préavis raisonnable. Ce préavis est souvent défini dans le contrat pour éviter toute ambiguïté.
• Préavis : Le délai de préavis permet aux deux parties de se préparer à la fin de la collaboration et de chercher éventuellement de nouveaux partenaires.