Les principes comptables dans les entreprises de nettoyage

Les fondements de la comptabilité dans les agences de nettoyage

Qu’est-ce que la comptabilité ?

La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière qui permet de saisir, classer et enregistrer les données relatives aux opérations économiques d’une entreprise. Elle a pour objectif de fournir une image fidèle de la situation financière de l’entreprise à travers différents documents comptables comme le bilan, le compte de résultat, et les annexes.

Les écritures comptables

Les écritures comptables constituent la base de la comptabilité. Elles consistent à enregistrer chronologiquement toutes les opérations économiques de l’entreprise (achats, ventes, paiements, encaissements, etc.) dans des journaux comptables. Chaque opération est traduite en termes financiers et inscrite sous forme d’écritures débit/crédit dans les comptes appropriés.

Les états financiers

Les états financiers regroupent les principaux documents comptables qui synthétisent la situation financière de l’entreprise à un moment donné :

• Le bilan : présente la situation patrimoniale de l’entreprise en récapitulant ses actifs et ses passifs.
• Le compte de résultat : récapitule les produits (revenus) et les charges (dépenses) de l’entreprise sur une période donnée, permettant ainsi de déterminer le résultat net (bénéfice ou perte).
• Les annexes : fournissent des informations complémentaires pour une meilleure compréhension des autres états financiers.

Comment gérer sa comptabilité ?

Les entreprises, y compris les agences de nettoyage et multiservices, doivent tenir une comptabilité régulière et sincère. Elles doivent respecter les principes comptables et les obligations légales, notamment en matière de :

• Tenue de livres : il s’agit de tenir un journal des opérations, un grand livre des comptes, et un livre d’inventaire.
• Déclarations fiscales : les entreprises doivent déclarer et payer les impôts et taxes (TVA, impôt sur les sociétés, etc.) en respectant les échéances fiscales.
• Présentation des comptes annuels : elles doivent établir des comptes annuels comprenant le bilan, le compte de résultat et les annexes, et les déposer au greffe du tribunal de commerce.

Les différents régimes

# 1 Le régime de la micro entreprise

Le régime de la micro entreprise s’adresse aux entreprises réalisant un chiffre d’affaires inférieur à :

• 176 200 € pour les activités de vente de marchandises et d’hébergement ;
• 72 600 € pour les prestations de services relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des bénéfices non-commerciaux (BNC).

Le chef d’entreprise doit tenir une comptabilité très simplifiée. Il faut :

✅ Tenir un livre des recettes où vous indiquerez vos rentrées d’argent ;

✅ Tenir un registre des achats où figureront vos dépenses.

# 2 Le régime de la déclaration contrôlée

Les entreprises relevant des BNC appartiennent au régime de la déclaration contrôlée.

Elles doivent tenir une comptabilité de trésorerie :

✅ Tenir un livre des recettes ;

✅ Tenir un registre des achats ;

✅ Tenir un livre des immobilisations et amortissements.

# 3 Le régime réel simplifié

Le régime réel simplifié concerne les entreprises relevant des BIC réalisant un chiffre d’affaires inférieur à :

• 818 000 € pour les ventes et prestations d’hébergement ;
• 247 000 € pour les prestations de services.

Elles doivent tenir une comptabilité d’engagement :

✅ Tenir un livre-journal : il enregistre tous les mouvements impactant le patrimoine de l’entreprise ;

✅ Tenir un grand-livre : il recense toutes les opérations comptables et les classe compte par compte ;

✅ Établir des comptes annuels : on y trouve le compte de résultat, le bilan comptable et les annexes comptables.

# 4 Le régime réel normal

Le régime réel normal s’adresse aux entreprises relevant des BIC et dépassant les seuils de chiffre d’affaires du régime réel simplifié.

Elles doivent tenir une comptabilité d’engagement qui les oblige à :

✅ Répondre aux mêmes obligations que les entreprises au régime réel simplifié ;

✅ Effectuer un inventaire des éléments d’actifs et de passifs tous les 12 mois.

La comptabilité est indispensable à la gestion de votre entreprise. Il ne reste plus qu’à vous y mettre mais attention : vous pourrez bien y prendre goût 😉 !

Gestion des salaires et des charges sociales

Gestion des salaires

La gestion des salaires est une composante clé de la comptabilité des entreprises de nettoyage.

• L’établissement des fiches de paie : chaque salarié doit recevoir un bulletin de salaire détaillant le montant brut, les retenues pour les cotisations sociales, et le montant net à payer.
• Le paiement des salaires : les salaires doivent être versés aux employés selon les modalités et les délais fixés par la loi ou les conventions collectives.

Les charges sociales

Les charges sociales représentent une part importante des coûts pour les entreprises de nettoyage. Elles incluent les cotisations patronales et salariales destinées à financer la sécurité sociale, les retraites, l’assurance chômage, etc. Les entreprises doivent calculer, déclarer et payer ces cotisations aux organismes sociaux compétents.

Les contrats et la facturation

Les contrats

Les agences de nettoyage doivent établir des contrats clairs et détaillés avec leurs clients. Ces contrats doivent préciser :

• La nature des prestations : type de nettoyage, fréquence, durée, etc.
• Les conditions tarifaires : prix des prestations, modalités de paiement, pénalités de retard, etc.
• Les obligations des parties : responsabilités de l’agence et du client, garanties, etc.

La facturation

La facturation est une étape cruciale de la gestion comptable. Elle doit respecter certaines règles :

• Établir des factures conformes : les factures doivent comporter des mentions obligatoires (identité des parties, date, description des prestations, montant, TVA, etc.).
• Suivre les paiements : il est important de suivre les règlements des factures pour éviter les impayés et gérer la trésorerie.
• Relancer les clients : en cas de retard de paiement, il est nécessaire de relancer les clients et, si besoin, de recourir à des procédures de recouvrement.

Maîtrise de la rentabilié

Calcul des coûts

Pour assurer la rentabilité, les agences de nettoyage doivent bien connaître leurs coûts :

• Les coûts fixes : loyers, salaires du personnel administratif, frais généraux, etc.
• Les coûts variables : salaires des agents de nettoyage, consommables, frais de déplacement, etc.

Analyse de rentabilité

L’analyse de rentabilité permet de déterminer si l’activité de l’agence est profitable :

• Calcul du seuil de rentabilité : il s’agit de déterminer le chiffre d’affaires minimum à réaliser pour couvrir l’ensemble des coûts.
• Marge bénéficiaire : la marge bénéficiaire indique la part du chiffre d’affaires qui reste après déduction de tous les coûts.

Optimisation des coûts

Pour améliorer la rentabilité, les agences de nettoyage peuvent mettre en place des actions d’optimisation des coûts :

• Réduction des coûts fixes et variables : négociation des loyers, réduction des consommations de produits, optimisation des déplacements, etc.
• Automatisation des processus : utilisation de logiciels de gestion pour automatiser certaines tâches administratives et réduire les coûts de personnel.

La gestion comptable est un enjeu majeur pour les agences de nettoyage et multiservices. Elle permet de suivre la santé financière de l’entreprise, de respecter les obligations légales et fiscales, et d’assurer la rentabilité de l’activité. Pour simplifier cette gestion, il est recommandé d’utiliser des outils de comptabilité adaptés et de faire appel à un expert-comptable.